ChatGPTができることを知ろう

結論から申しますと、ChatGPTは文章だけでなく、表のデータ操作にも力を発揮いたします。その理由は、人が話すような自然な言葉で命令ができるため、難しい操作もわかりやすくなるからです。

たとえば、以下のようなことができます。

  • 表にデータを入れる
  • 計算を自動で行う
  • 必要な情報を整理する
  • 決まった形式で並べ替える

これまで表の操作が苦手だった方でも、ChatGPTを使えばスムーズに作業できるようになります。

なぜスプレッドシートと相性がいいのか

スプレッドシートは表のように並んだ形式で情報を管理する道具です。ChatGPTは「行と列」「名前と数値」といった形の情報を扱うのが得意なので、この形式と非常に相性が良いのです。

具体的には、

  • 行や列に対してまとめて処理をしたいとき
  • 日付ごとに整理したいとき
  • 金額や数の合計を出したいとき

こうした場面でChatGPTの助けを借りると、早く正確に処理ができます。

Googleアカウントの用意

まずはじめに、スプレッドシートを使うにはGoogleのアカウントが必要です。これは無料で作成できます。

アカウントを作成したら、以下の手順で進めます。

  • Googleのページにアクセスする
  • 「スプレッドシート」を開く
  • 新しいシートを作成する

これで準備は整います。すでに使っている方は、この段階は省略してかまいません。

Googleスプレッドシートの基本の使い方

基本的な使い方をおさえておくと、ChatGPTとの連携もスムーズです。

覚えておきたいポイントは以下の通りです。

  • 「セル」とは1つのマスのことです
  • 「列」は縦に並んだマス、「行」は横に並んだマスです
  • 数字や文字を打ち込むだけで保存されます

たとえば、A列に「日付」、B列に「金額」を入力すれば、簡単な家計簿が作れます。

拡張機能やAPIキーについて

ChatGPTからスプレッドシートを操作するには、連携の仕組みが必要になります。少し難しそうに感じるかもしれませんが、順を追えば理解できます。

主に以下の方法があります。

  • ブラウザで使える拡張機能を使う
  • APIキーを発行して連携する
  • プラグイン機能を使って接続する

中級者向けとしては「APIキーを使った方法」がもっとも安定しており、多くの場面で応用が効きます。

具体的な操作の流れを知ろう

ChatGPTを使ってスプレッドシートを操作する流れは、次のようになります。

  1. ChatGPTに指示を出す(例:「1行目に日付、2行目に金額を入れて」)
  2. 出力されたコードや命令を確認する
  3. それをスプレッドシートで実行する

一つずつ順番に試せば、少しずつ仕組みが見えてきます。

ChatGPTで表にデータを入れる手順

たとえば、以下のような命令を出すと、ChatGPTが自動で入力方法を提案してくれます。

「スプレッドシートに4月の売上表を作りたい」

このように話すと、次のような出力が得られる場合があります。

  • 1列目に日付(4/1〜4/30)
  • 2列目に商品名
  • 3列目に売上金額

そのままコピーして使えば、表の入力が完了します。

計算や自動入力をさせるコツ

スプレッドシートは計算にも強いので、ChatGPTに「合計を出して」と命令するだけで、計算式まで作ってくれます。

たとえば、 「B列の売上の合計を出したい」と言えば、 → 「=SUM(B2:B31)」という数式を提案してくれます。

この数式を入力すれば、合計金額が自動で表示されます。

毎月の家計簿を作成する例

たとえば、「4月の家計簿を作ってください」とChatGPTに伝えると、次のような例を出してくれます。

  • 日付|使ったお金|使い道
  • 4/1|1200円|昼ごはん
  • 4/2|3000円|買い物

このように、毎日の記録を表で自動作成してくれます。面倒な作業を毎回やる必要がありません。

予定表に予定を自動で入れる例

「来週の予定を入れて」と言えば、以下のように整理された表ができます。

  • 日付|予定
  • 月曜日|打ち合わせ
  • 火曜日|出張
  • 水曜日|休み

曜日ごとの予定を入れてくれるので、整理がとても楽になります。

表の中身を自動で並べ替える例

「金額が多い順に並べてください」とお願いすれば、ChatGPTは並べ替え用の方法を教えてくれます。

例:売上表を大きい順に並べる場合 → 「=SORT(A2:C10,3,FALSE)」という数式を提案してくれることもあります。

プライバシーとセキュリティの配慮

個人のデータを扱う際は、プライバシーに十分気をつけなければなりません。スプレッドシートには個人情報が多く含まれるからです。

注意すべきことは、

  • 他人と共有する際は編集権限を見直す
  • APIキーや連携情報を外部に公開しない
  • 不要になった情報は早めに削除する

情報を守るために、ひと手間かけることが大切です。

トラブル時の対処法を知っておく

操作中にうまくいかないこともあります。そんなときに慌てないために、対処法を知っておきましょう。

  • 表が動かないときは再読み込みする
  • ChatGPTの指示を読み直す
  • 1つずつ順を追ってやり直す

こうした対応を取ることで、多くの問題は解決できます。

うまく動かないときの確認ポイント

操作が成功しない原因としては、

  • 入力した範囲が間違っている
  • 数式の書き方にミスがある
  • 接続がうまくできていない

といったことが考えられます。基本に立ち返って、落ち着いて見直しましょう。

繰り返し作業を自動化する

毎日同じ作業をしていると感じたら、ChatGPTに任せてみましょう。

たとえば、

  • 毎朝の売上記録の作成
  • 毎週の予定表作成
  • 毎月の請求書作成

こうした繰り返しを自動にすれば、大幅に時間が節約できます。

自然な言葉で命令するコツ

ChatGPTは、かんたんな言葉でも理解してくれますが、より正確に伝えるにはコツがあります。

  • 「○○の合計を出してください」
  • 「△△を日付の順に並べてください」
  • 「1行目は見出しにしてください」

このように、具体的でシンプルな言い方が効果的です。

業務効率化に活かすアイデア

仕事でもChatGPTは大活躍します。たとえば、

  • 売上の報告書を自動で作る
  • 社員の出勤表を整理する
  • 会議の予定表を作成する

工夫しだいで使い道は無限に広がります。

スプレッドシートとChatGPTを組み合わせれば、複雑な作業もかんたんにできます。表の入力や計算が苦手な方も、命令の出し方を知っておけば大丈夫です。

はじめの一歩さえ乗り越えれば、便利さを実感できるはずです。ぜひ毎日の作業に取り入れて、時間と手間を減らしてください。