業務を効率よく進めるために、ChatGPTとZapierの組み合わせは非常に役立ちます。なぜなら、人の手を使わなくても、くり返し行う作業を自動でこなしてくれるからです。

たとえば、毎日同じような内容のメールを送る、スケジュールを手で登録する、日報を書くなどの仕事があります。これらを毎回自分で行うのは、時間もかかり面倒です。しかし、ChatGPTとZapierを使えば、その作業を自動で行ってくれます。

具体的には以下のような作業が自動化できます:

  • 定型文のメール送信
  • 会議の予定を自動でカレンダーに登録
  • SNSへの投稿を決まった時間に行う

つまり、ChatGPTとZapierを組み合わせると、仕事をもっと楽に、早く終わらせることができます。

ChatGPTとZapierを連携させるには、まずそれぞれのサービスに登録し、つなぎたい作業の流れを考える必要があります。

まずはじめに、Zapierの画面から「新しい作業の流れ(Zap)」を作成します。次に、「どんなことをきっかけにするか(例:メールが届いたとき)」を選び、その後に「ChatGPTに何をさせるか(例:文章を作らせる)」を決めます。

設定の流れは次の通りです:

  • Zapierにログイン
  • 「新しいZap」を作成
  • 「きっかけになる動き」を設定
  • 「ChatGPTにさせたいこと」を選ぶ
  • テストして保存

このようにしておけば、一度設定するだけで、その後は自動で動き続けます。

実際にどのような使い方で業務が楽になるのか、3つの例を紹介いたします。

1. メールの自動返信

メールが届いたときに、あらかじめ決めた内容で自動的に返信することができます。ChatGPTが内容を理解し、適切な返答を作成してくれるので、確認の時間を短縮できます。

2. 日報の作成

毎日の業務内容をメモに残しておけば、ChatGPTがそれをもとに日報をまとめてくれます。形式も整っているので、提出もスムーズです。

3. SNSの投稿を予約

Zapierを使って、SNSへの投稿を決まった時間に送るように設定すれば、手作業で投稿する必要がなくなります。事前にChatGPTで文章を作っておけば、より魅力的な内容で発信できます。

このように、面倒な作業をまとめて自動で処理できるようになります。

より詳しく活用したい方には、以下のような応用テクニックをおすすめします。

  • 複数のアプリをまとめて動かす
    • たとえば、メールが届いたら、ChatGPTで要約し、それをLINEやSlackに通知させる。
  • 情報を表にまとめて保存する
    • ChatGPTが作った内容を、自動で表計算ソフト(例:スプレッドシート)に記録できます。
  • 条件ごとに動きを変える
    • 例えば「●●という言葉が含まれていたらAの動き」「それ以外はBの動き」というように、分けて設定できます。

このような使い方をすると、少し複雑な仕事もミスなく進められます。

便利な仕組みではありますが、注意しておきたいこともあります。

トラブルとその対処法

  • ZapierやChatGPTの連携がうまくいかないときは、まず接続設定を見直しましょう。
  • サービスの更新で動きが変わることがあるため、定期的にテストして確認するのが安全です。

個人情報の取り扱い

  • 自動で処理される内容に個人情報が含まれている場合は、しっかりと内容を確認し、必要な対策を講じましょう。

無料と有料の違い

  • ZapierやChatGPTには無料で使える範囲がありますが、たくさんの作業を自動化しようとすると、有料プランが必要になります。
  • まずは無料で使い始めて、足りなくなったら有料に切り替えるのがおすすめです。

ChatGPTとZapierを組み合わせると、仕事の負担が大きく減ります。特に、毎日くり返す作業を自動にすることで、時間も気力も大きく節約できます。

まずは、簡単なことから始めてみるのがよいでしょう。

  • 定型メールの自動送信
  • スケジュールの自動登録
  • 簡単な報告書の作成

このように、少しずつ使い方を広げていけば、やがて自分だけの便利な仕組みが完成します。ChatGPTとZapierを味方につけて、日々の仕事をもっと楽にしていきましょう。